Anwendungsbeschreibung Aktenplan-Outliner

Wie Sie Ihren Aktenplan optimal nutzen

Eignungsprüfung Pflege des Aktenplans Mehrere Aktenpläne Verwendung in Word

Download und Eignungsprüfung

Clicken Sie auf Download auf der Seite Aktenplan-Outliner und geben Sie den gewünschten Ort zur Speicherung an
Starten Sie die Anwendungen, z.B. durch Doppelclick auf "Aktenplan.exe" im Windows Explorer.
Prüfen Sie die Funktionalität anhand des automatisch erzeugten kleinen Musteraktenplans. Die Handhabung entspricht im Wesentlichen der Handhabung des Windows-Explorers.

Pflege des eigenen Aktenplans

Editor

Die Pflege des Aktenplans erfolgt mit einem beliebigen Texteditor, z.B. dem Windows-Standard-Editor "Notepad".
Der Notepad started automatisch durch Doppelclick auf die Datei "Aktenplan.txt".
Der Aktenplan-Outliner bietet das Editieren der aktiven Aktenplan-Textdatei unter dem Menüpunkt "Datei", "Editieren" an. Nach dem Editieren den Aktenplan bitte neu laden - über Menü "Datei", "Öffnen" oder durch erneuten Aufruf der Anwendung.

Pflegeregeln

Bitte trennen Sie das Aktenzeichen und dessen Beschreibung mit 2 Leerzeichen oder einem Tabulator.
Achten sie auf die Sortierung der Zeilen nach Aktenzeichen (Einige Editoren stellen Sortierfunktionen zur Verfügung, z.B. Word für Windows bei Tabellen).
Orientieren Sie sich an dem Musteraktenplan bzgl. der Hierarchie der Systematik.
Als Gliederungselemente sind ".", (ein) Leerzeichen und andere Zeichen verwendbar.

Beispiel

Zeile in Textdatei	Anmerkung
0 Beschreibung des Aktenzeichens 0	Oberste Hierarchiestufe, Aktenzeichen "0", zwei Leerzeichen, Beschreibung
001 Beschreibung des Aktenzeichens 001	zweithöchste Hierarchiestufe (da 00 nicht aufgeführt), 1.Unterpunkt zu 0
002 Beschreibung des Aktenzeichens 002	zweithöchste Hierarchiestufe, 2. Unterpunkt zu 0
002.4 Beschreibung des Aktenzeichens 002.4	dritte Stufe, 1. Unterpunkt zu 002 mit Gliederungszeichen "."
002.4A	auch Buchstaben können verwendet werden

Den Aktenplan-Outliner mit einem speziellen Aktenplan starten

Wenn mehrere Aktenpläne parallel zum Einsatz kommen, können Sie jeden Aktenplan gezielt starten.

Dazu erstellen Sie eine Verknüpfung, indem Sie im Windows-Explorer "Aktenplan.exe" mit der Maus auf den Desktop ziehen und in dieser Verknüpfung den gewünschten Aktenplan im "Ziel" als Parameter hinzufügen. (Die Eigenschaften der Verküpfung erreichen Sie mit der rechten Maustaste.)

Verwendung des Aktenzeichens in MS Word

Ohne Makros

Wählen Sie ein Aktenzeichen und drücken Sie "Word Neu".
Word wird gestartet und die Auswahl von Vorlagen angezeigt.
Wählen Sie ein Dokumentvorlage, welche die Textmarken "Aktenzeichen" und/oder "AktenzeichenText" enthält. (Muster siehe Aktennotiz2.dot)
Ein neues Dokument auf Basis der gewählten Dokumentvorlage wird erstellt, Aktenzeichen und Text automatisch an die richtige Stelle geschrieben.

Mit Makros

Wenn Sie die Dokumentvorlage "Aktennotiz" installiert haben (siehe Muster-Dokumentvorlage), dann steht Ihnen bei der Erstellung eines neuen Word-Dokuments mit Menü "Datei", "Neu" eine Dokumentvorlage wie rechts zur Verfügung.

Dokumente auf Basis der Dokumentvorlage "Aktennotiz" haben erweiterte Menüpunkte, nämlich "Einfügen Aktenzeichen" und "Speichern unter Aktenzeichen". Das Aktenzeichen wird sogar automatisch bei der Erstellung des Dokuments an der Textmarke "Aktenzeichen" eingefügt, wenn zu diesem Zeitpunkt bereits ein Aktenzeichen im Aktenplan markiert ist.

Beim "Speichern unter Aktenzeichen" wird automatisch eine lfd. Nummer zum aktuellen Aktenzeichen ermittelt. Die VBA-Source ist enthalten; dies eröffnet die Möglichkeit individueller Anpassungen.

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